Основні метрики для оцінювання роботи складу

Керувати складом клопітно. Доводиться розв'язувати непрості завдання: приймати вантажі, комплектувати і відвантажувати замовлення, керувати персоналом, підбирати обладнання та ПЗ. Усе це забирає багато часу і сил. Щоб знижувати витрати на логістику, підвищувати продуктивність і прибутковість, потрібно уявляти, як розрахувати ефективність усіх видів складської діяльності.

Основні показники ефективності роботи складу

Щоб дізнатися, наскільки добре працює працівник, підрозділ, підприємство загалом, заведено використовувати ключові показники ефективності (kpi). У кожній галузі діяльності є свої особливості, тому підбирають метрики так, щоб їх враховувати. Важливо, щоб базових метрик було не надто багато. А у випадках вимірювання продуктивності роботи персоналу вони мають бути відомі кожному працівнику і зрозумілі йому. Інакше ефективність kpi виявиться нікчемною.

Які варто виділити показники ефективності складу? Обмежимося дев'ятьма основними групами, щоб отримати уявлення про те:

Наскільки раціонально використовуються площа та обсяг складського приміщення.
Який середній погодинний рівень виробітку працівника протягом певного періоду (кварталу, року).
Наскільки продуктивно працює експедиція приймання.
Наскільки точно відбувається комплектування замовлень.
Скільки доводиться витрачати, щоб підтримувати товарні запаси.
Як швидко продаються/відвантажуються товари, прийняті на зберігання.
Яка ефективність роботи складу щодо повернень.
Яка частка замовлень, які не вдалося задовольнити, оскільки на складі не було необхідних товарів.
Скільки йде часу на те, щоб виконати замовлення.

Розглянемо, які kpi варто відібрати, щоб оцінювати роботу окремих складських підрозділів.

Як порахувати ефективність приймання товарів

Первинні операції з обробки вантажів на складі виконують працівники експедиції приймання. Тому тут важливо впровадити комплекс метрик, які будуть зрозумілі персоналу і дадуть змогу реально оцінити, наскільки продуктивною є його праця.

Для оцінки ефективності експедиції приймання пропонуємо застосовувати такі показники роботи складу:

скільки триває цикл надходження товару (від моменту, коли його привезли, до того, як закінчили розміщувати в зоні зберігання);
яка при цьому задіяна, у %, частина складського персоналу, обладнання для розвантаження, навантаження;
скільки коштують роботи з розвантаження. Сюди входять і оплата робочої сили, і витрати на обладнання;
наскільки точно виконується приймання, який % кількісних/якісних помилок;
яка середньогодинна продуктивність праці співробітників експедиції приймання.

Експедиція приймання запрацює ефективніше, якщо навчати персонал, не допускати до операцій недостатньо підготовлених працівників. І налаштувати систему складського обліку так, щоб товари, які надходять, розміщувалися на зберігання згідно із закладеними в неї параметрами, автоматично.

Які метрики доцільно застосувати для зони комплектування товарів

На цьому напрямку відкривається великий простір для того, щоб зменшити витрати складу. Контролювати ефективність комплектування варто, спираючись на такі показники:

скільки часу забирає виконання одного замовлення;
скільки рядків замовлення збирає, упаковує працівник протягом години;
скільки витрачається коштів на середньостатистичний рядок замовлення.

Найважливішим kpi для зони комплектування видається точність, з якою виконуються замовлення. Скільки % замовлень збирається, пакується без помилок. Чим точніше працівники зони комплектування виконують відбір, тим менше буде повернень, рекламацій від клієнтів.

Які kpi допоможуть підвищити рівень оборотності запасів

Чим менше часу товари перебувають на зберіганні, чим швидше їх відвантажують клієнтам, тим вища оборотність товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ). Тим вищий рівень прибутку, адже витрати на зберігання зводяться до мінімального рівня.

Контролювати оборотність замовлень дають змогу такі показники:

Як рівень запасів співвідноситься з продажами. Можна використовувати формулу: О = П / З. Тут: О - оборотність запасів, П - вартість проданого, З - усереднена вартість товарів, що зберігаються.
Скільки коштують запаси, в яку суму обходиться зберігання товарів. Вона включає необхідність обслуговувати запаси, витрачатися на інвентар, нести втрати через те, що товари псуються, застарівають.

Моніторинг kpi оборотності запасів допомагає оцінити, які категорії товарів цікавлять ваших клієнтів. І досить точно спрогнозувати, в яких обсягах і за якими напрямками варто поповнити зону зберігання складу. А яких груп товарів слід поступово позбуватися, оскільки попит на них падає.

Як знизити % невиконаних замовлень

Ви втрачаєте обличчя перед клієнтами, коли раз по раз не можете задовольнити їхні заявки. Це відбувається тому, що на складі відсутні запитувані товари або їх недостатньо. Як зробити, щоб такі ситуації виникали якомога рідше? Подивіться, наскільки часто ви втрачаєте свою вигоду, оскільки не можете виконати заявки клієнтів.

Допоможе в цьому проста формула: У = Н / О х 100. Під У маємо на увазі рівень упущеної вигоди, Н - кількість невиконаних заявок, О - загальне число замовлень. Підрахунок, проведений у грошовому вираженні, може з більшою переконливістю показати, що час щось змінювати. За високого У доводиться чесно визнати, що:

складськими запасами керують не ефективно;
планування запасів, прогнозування продажів ведуть без чітких орієнтирів;
аналіз складського товарообігу відсутній.

Можна посилатися на раптові стрибки попиту, виправдовуючи власну бездіяльність. Або поцікавитися, як грамотно управляти запасами, як домогтися, щоб за кожною позицією запас був оптимальним.

Розрахунок і аналіз показників ефективності

Розглянемо кілька прикладів використання kpi під час проведення розрахунків, щоб показати, як застосовується формула ефективності в різних аспектах складської діяльності. У зоні комплектування виміряти точність операцій можна за кількісними показниками або через вартість допущених помилок. Частку замовлень, укомплектованих із помилками, виводимо з їхньої загальної кількості (Зош / Зоб х 100). Тут: Зош - це замовлення з помилками в комплектуванні; Зоб - це загальна кількість замовлень.

Раціонально також визначити, яку частку складають Зош у грошовому вираженні, від загальної вартості Зоб.

Коли виконуєте розрахунок ефективності складської діяльності, доводиться брати до уваги показник балансової вартості запасів. Його розраховують через відношення середньої вартості запасів до загальної вартості перевезення. Отриманий результат множать на 100. За допомогою цього показника можемо отримати точні дані щодо загальних витрат на зберігання.

Подивимося, як розрахувати коефіцієнт ефективності діяльності складських працівників за рік. Для цього застосуємо таку формулу: Вч = Ст/ (К х Ч), де

Вч - виробіток працівника (годинний);

Ст - вартість товарів, оброблених складом за рік;

К - середня кількість годин, відпрацьованих працівниками складу протягом року;

Ч - чисельність персоналу складу.

Важливість регулярного моніторингу та аналізу показників ефективності

Керуєте складом, знадобилося знати, як розрахувати ефективність підприємства? Насамперед, варто скористатися двома групами kpi. Перша - допоможе визначити, наскільки ви використовуєте площу і обсяг складських приміщень, скільки вантажу припадає на кожен кв.м. Друга - рівень логістичних витрат і ефективності праці персоналу.

Мало впровадити систему kpi. Її потрібно підтримувати, вдосконалювати, оперативно змінювати відповідно до нових завдань, які доводиться вирішувати персоналу складу. Не можна раз і назавжди прийняти певні показники ефективності складу. Деякі з них можуть вичерпати свою корисність, оскільки змінюються умови праці, застосовується більш досконале обладнання.

Після того, як впровадили WMS, контролювати логістичні процеси складської діяльності стає простіше. Ви отримуєте точні дані в реальному часі. Важливо оперативно скористатися ними, щоб усунути вузькі місця, не допустити збитків або мінімізувати їх, не упустити можливий прибуток.

Якщо ви бачите, що впроваджена система kpi перестала виправдовувати очікування, то варто, ймовірно, скористатися стороннім поглядом. Професіонали проведуть логістичний аудит, виявлять помилки та недоліки. Відкриються можливості підвищити ефективність діяльності складу.

FAQ

Які показники є найважливішими для оцінки роботи складу?

Точність комплектації замовлень, оборотність запасів, час обробки замовлення та коефіцієнт використання площі — вони дають повне уявлення про ефективність складу.

Як виміряти точність комплектації замовлень на складі?

Кількість правильно скомплектованих замовлень ділять на загальну кількість замовлень — норма для професійного складу: 99,5% і вище.

Що таке оборотність запасів і чому вона важлива?

Оборотність показує, скільки разів на рік складський запас повністю оновлюється — висока оборотність означає, що гроші не заморожені в зайвих залишках.

Як підвищити ефективність використання площі складу?

Вертикальні стелажі, правильне зонування, ABC-аналіз для розміщення товарів та регулярна інвентаризація для виявлення неліквідних товарів.

Як часто потрібно аналізувати показники складу?

Ключові показники — щотижня; повний аналіз ефективності — щомісяця; стратегічний перегляд організації складу — раз на рік або при зміні бізнесу.